企業文書管理：フォルダの管理と分類

仕事が忙しくて毎日パソコンを使うあなたは、本当に文書管理に関心を持ったことがありますか？

ある人が言いました

自分の部屋を片付けるように、きちんとしていても、自分で快適に使えばいいです。

しかし、ごった返している倉庫からピンを探してみたことがありますか？問題があったら、文書管理の重要性を実感できますか？

既存のソリューションで、フォルダを通してファイルのラベルを分割します。

は、最も一般的で効果的な管理方法です。

・フォルダシステム・

私たちは主に肉眼で情報を探していますので、分類数と各分類の中の情報の数は釣り合っています。

クリアされた順序にフォルダを並べ、高効率なサブ分類ツリーを設計するとともに、ネストが4層を超えるべきではない。

フォルダの分類と整理は、原則としてドキュメントの種類によって分類し、ドキュメントの量が大きいものは日付、オブジェクトによって二級の分類ができます。

すべてのアーカイブの電子文書が、唯一の最短のアーカイブディレクトリを見つけることができるようにします。

カタログ名は、業務対象と日付情報から構成されています。

また、具体的なフォルダ区分は以下の原則に適合することが望ましい。

1.MECE原則——各ディレクトリ間でできるだけ独立して、内容の完全性を保証するために、全てのディレクトリが重複していません。

できるだけ異なった目次の間の境界線がはっきりしていて、ぴったり合うことを保証します。

できるだけ同じファイルが現れないようにします。同じディレクトリに属することができます。

完全に貧しい時は、ファイルの保存分布を考慮して、できるだけ均一にしてください。

2.便利性の原則——カタログ構造は自分の使用習慣に適合していなければならず、便利に調べることができる。

3.安定性の原則——全体の目次は比較的安定しているべきで、常に変化しない。

4.安全性の原則——カタログの分類は権限管理に便利でなければならない。

フォルダ名も簡単に決められません。

1.分かりやすいネーミングは分かりやすく、なるべく単語を使わないようにする必要があります。

2.重複を避ける——他の上位フォルダと完全に名前や一部の名前が重複しないようにする。

3.記号の規範化――特別な記号はなるべく使わない。

特殊記号には、意味を統一する用途が必要であり、例えば「&」はコネクタを表し、「@」は処理中のディレクトリを表します。

4.デジタル並べ替え——指定された順序で並べたいディレクトリ構造には、ファイル名の前に数字/時間/番号などの番号を付けることができます。

一時ファイルの場合は、適切な場所に臨時フォルダを作成し、各種の一時ファイルを保存しやすいようにしてください。

一時フォルダのファイルは定期的に整理してください。

保留が必要なものは直ちに各種類の固定フォルダに移動し、保存しないものは直ちに削除します。

・ラベルシステム・

私たちは通常検索によって情報を探していますので、検索エンジンに見せる資料は詳しいほどいいです。

ラベルの意味は、検索エンジンにできるだけ多くの情報を与え、ファイルを迅速に位置決めすることです。

ラベルの数量は制限しなくてもいいです。各ファイルのラベルはできるだけ多く、細くしてください。含まれている情報ももっと正確です。

ラベルが多すぎると乱れませんか？心配しないでください。ラベルは検索用で、見るものではなく検索用です。検索エンジンの能力を信じてください。

ただし、同じラベルはできるだけ統一して、より正確に検索するようにしてください。

ファイルのラベルシステムとフォルダシステムの違いは、フォルダシステムは知識の論理で分類されます（例えば、会社ファイル、二社ファイル）。一般的にはツリー構造で、ファイルのテーマとアーカイブを強調します。

ラベルシステムは知識の性質で分類されています。（例えば契約書、製品のパラメータなど）。一般的にフラット構造で、書類の分類と検索を強調しています。

ファイルの外観の特徴に相当して、全文の内容のいくつかのキーワード、ファイルの作成/修正時間、ファイルの種類、ファイルの説明などかもしれません。

一つのファイルは一つまたは複数の異なるラベルを持つことができます。各ラベルはこのファイルの独特な知識情報を示すことができます。

詳細なファイルのラベルを通して、私達はフォルダの基本ディレクトリの基礎の上で、私達の知っている情報によって、迅速で正確な位置付けは各種の必要なファイルに着きます。

ファイルのラベル名は上記の命名原則を遵守しなければならないが、より完全に、より詳細にすることができる。

同じファイルで複数の異なるラベル分類を追加できます。

文書管理は私たちの効率を向上させ、文書の準備と知識の向上を助けることができます。

個人にとって、人々は依然として異なっている個人の好み、使用習慣によって文書の区分を行うことができます。

しかし、もしある企業で時間で書類を区分するなら、タイプで書類を区分します。QQで資料を伝達します。メールで資料を伝達します。きっと管理が効率が悪くなり、仕事が複雑になります。

規範、統一された文書管理制度は企業に真の価値をもたらします。