사무실 직원은 어떻게 전화를 받습니까

사무실 업무.

사무실은 각 측의 역할을 조정하고 전화를 받는 것은 사무실의 중요한 업무이다.

전화를 받는다는 것은 간단한 것 같지만, 일이 세심하지 않으면 잘못이 생기면 업무에 영향을 끼친다. 기관의 이미지에 영향을 미친다.

전화 받을때 먼저 "안녕하세요. 여기는 어떤 부서인데 무슨 일이세요? 누구를 찾으세요?"

받은 전화는 주로 세 가지 상황이 있다.

상급이나 관련 기관이 통지를 하달하다.

전화를 받는 사람은 반드시 진지하게 경청하고 기록을 잘 해야 한다.

하면, 만약, 만약...

통지하는 `회의 시간, 장소, 내용, 참가자, 하보 통지하는 부서와 인원 '등 6요소를 명확히 기록하고, 불분명하게 문의하여, 적시에 문의하여, 정확하게 기록한 후 사무실 주임에 보고해야 한다.

둘째는 대중 상담이다.

문제를 반영하다.

대중 상담에 대한 정책은 즉각 해답을 할 수 있으며, 정책에 대한 부정확한 정책에 대해 이해할 수 없는 원인을 알려야 하며, 말을 할 수 없다.

대중의 업무 과실과 관련된 전화가 알려져 대중을 위해 더욱 해답할 수 있다.

대중이 문제를 반영한 것은 진지하게 기록하고 대중의 성명과 연락처를 명심해야 한다.

군중이 문제를 반영하여 지도자나 과학실이 해결한 후, 즉시 대중에게 정보를 피드백을 해야 한다.

셋은 지도자를 찾는 전화다.

사무실에서 리더를 찾는 전화를 자주 받습니다. 특히 장거리 전화는 일반적으로 질문합니다. 여기 국장은 누구입니까? 어떤 모씨입니까? 그가 안 계신가? 그의 휴대전화 번호는 얼마입니까? 이런 전화번호는 신중히 처리해야 합니다. 먼저 ‘당신은 어떻게 부르십니까?’, 당신은 무슨 일 있으세요?, 상대방의 성명 및 단위를 묻고 먼저 “ 잠시만요, 제가 리더가 없는가 ”라는 말을 듣고 리더가 전화를 받는다는 것을 알려 주십시오. 만약 지도자가 전화를 받기 불편하다면 ‘우리 리더가 회의를 하고 있습니다.’로 할 수 있습니다. 상대방의 지시를 거절할 수 있다면, 상대방의 성명 및 단위를 물어보고 나서 “잠시만요. 제가 여기 계십시오 ”라는 말을 듣고 계십시오.

휴대전화 번호를 사용하면'죄송합니다, 리더님 전화가 불편해서 알려드릴 수 있습니다. 일이 있으면 사무실로 전화하세요'라고 사양할 수 있습니다.

경솔하게 지도자의 관련 상황을 낯선 사람에게 알리면 지도자에게 수동적으로 이어질 수도 있다.

특히 제품의 판매는 리더에게 자주 전화를 하면 많은 시간을 낭비해 리더들의 짜증을 자아낸다.

총괄 전화는 반드시 해야 한다: 꼼꼼하고 겸손하고 예의, 기민하고 민첩하다.